O prazo para entrega da Declaração do Imposto de Renda vai até 29 de maio, e a expectativa da Receita Federal é receber 44 de declarações em 2026. Mesmo com o avanço da declaração pré-preenchida, a etapa de organização documental segue indispensável para reduzir erros e inconsistências.

Dúvidas sobre quais documentos separar ainda são comuns entre os contribuintes. Antes de iniciar o preenchimento, é necessário reunir dados básicos e comprovantes que sustentem todas as informações declaradas.

Dados iniciais do contribuinte

O primeiro passo é separar os dados cadastrais do titular e dos dependentes. Essas informações são exigidas em qualquer modalidade de preenchimento, inclusive na versão pré-preenchida.

Entre os principais dados estão:

1. CPF do contribuinte e dos dependentes;
2. Comprovante de endereço atualizado;
3. Informação sobre a ocupação profissional;
4. Dados bancários para restituição ou débito automático.

Esses elementos formam a base da declaração e devem estar corretos para evitar pendências.

Comprovantes de rendimentos, bens e despesas

A lista de documentos varia conforme a realidade de cada contribuinte, mas pode ser organizada em três grandes grupos: rendimentos, patrimônio e despesas dedutíveis.

Rendimentos

Devem ser reunidos comprovantes de todos os ganhos recebidos ao longo do ano-base, como:

1. Salários, aposentadorias e pensões;
2. Rendimentos de aplicações financeiras;
3. Aluguéis;
4. Distribuição de lucros ou pró-labore;
5. Receita de trabalho autônomo.

O principal documento é o informe de rendimentos, que consolida os valores pagos e os tributos retidos.

Como acessar o informe de rendimentos

A forma de obtenção varia conforme a origem da renda:

1. Empregados CLT: recebem o informe pela empresa, via e-mail, portal interno ou documento físico;
2. Aposentados e pensionistas: acesso pelo aplicativo ou site do Meu INSS;
3. Servidores públicos: consulta em sistemas como o SouGov;
4. MEIs: dados disponíveis no portal Gov.br ou no e-CAC;
5. Autônomos: informações extraídas do Carnê-Leão Web ou livro-caixa.

Empresas e instituições financeiras devem disponibilizar esses informes até o fim de fevereiro. Caso não sejam entregues, o contribuinte deve solicitá-los diretamente à fonte pagadora ou utilizar os dados da declaração pré-preenchida.

Bens e direitos

Também é necessário comprovar a posição patrimonial em 31 de dezembro do ano-base. Para isso, devem ser separados:

1. Escrituras e contratos de imóveis;
2. Documentos de veículos;
3. Extratos bancários e de investimentos;
4. Informações sobre participação societária.

Esses dados alimentam a ficha de “Bens e Direitos” e permitem o acompanhamento da evolução patrimonial.

Despesas dedutíveis

Alguns gastos podem ser utilizados para reduzir o imposto devido, desde que devidamente comprovados.

Saúde:

1. Consultas médicas, odontológicas e psicológicas;
2. Tratamentos e terapias autorizadas;
3. Planos de saúde.

Educação:

1. Mensalidades escolares (educação básica e superior);
2. Cursos de graduação e pós-graduação.

Cursos livres, como idiomas, não entram nas deduções.

Outros:

1. Pensão alimentícia formalizada judicialmente;
2. Contribuições para previdência privada (como PGBL), dentro dos limites legais.

Organização dos documentos reduz riscos fiscais

A preparação antecipada da documentação contribui para uma entrega mais segura e eficiente da declaração. A conferência dos dados evita inconsistências que podem levar à malha fina, além de agilizar o processamento e eventual restituição.

Para profissionais da contabilidade, orientar clientes sobre a correta separação de documentos é uma etapa estratégica do atendimento, especialmente diante do aumento do uso da declaração pré-preenchida.

A recomendação é iniciar a organização o quanto antes, garantindo que todas as informações estejam completas e compatíveis com os dados informados à Receita Federal.